Site de référence et document PDF

Bonjour,

Je poste depuis quelque temps sur ce forum et je vous remercie à nouveau de l’aide toujours rapide et pertinente !

Dans le cadre de mon projet actuel, Dokiel va nous apporter grandement au niveau (notamment) d’un élément : la recherche.
En effet, à l’heure actuelle, nous référençons nos divers documents utilisateurs sous forme de PDF déposés sur un site en joomla. Le problème, pour l’utilisateur, est de devoir, dans un premier temps, savoir dans quel document il va pouvoir trouver l’info, l’ouvrir et, seulement à ce moment là, faire un CTRL+F pour trouver son info. Mais trouver déjà le bon PDF peut parfois être compliqué, tant nous avons beaucoup de fichiers…

C’est pourquoi, nous sommes partis sur l’utilisation du site de référence, ayant pour chapitres, ce qui est actuellement des documents entiers. Et de jouer sur les sous-chapitres pour organiser l’ensemble.
De cette façon, la barre de recherche permet de trouver directement l’info, sans avoir besoin de trouver le bon document (puisqu’ils sont tous là).

Mais là où la contrainte apparait, c’est que nous devons malgré tout continuer de proposer une version pdf des documents… :worried:

Dès lors, la seule méthode que j’ai trouvé pour le moment, est de :

  • créer des sections avec nos chapitres
  • créer un Guide en y insérant ces sections
    • générer la version pdf
    • le télécharger et le réimporter dans dokiel dans un item pdf
  • créer un site de référence avec des thèmes contenant ces mêmes sections et dans le même ordre que dans le guide (finalement un doublon de ce qui est fait dans le guide, dans un item Theme)
  • créer une section supplémentaire dans laquelle je positionne un lien vers chaque item pdf

C’est plutôt lourd la première fois :confused: et ça l’est également à chaque modification, car à ce moment-là, il
faut :

  • Générer le pdf
  • Télécharger le pdf
  • Modifier l’item pdf en y injectant la nouvelle version
  • Générer le site de référence
  • Le déployer

L’autre possibilité aurait été de rester sur le « mode » guide, en générant une version web et une version PDF, mais nous perdrions la puissance de la recherche (en étant comme aujourd’hui, sur une recherche ciblée sur un guide, encore faut-il trouver le bon guide dans un premier temps…).

Voilà, désolé du pavé et merci d’avance si vous avez des suggestions :slight_smile:

Bonjour,
Plusieurs pistes de réflexion plus ou moins pertinentes dans votre cas…
Il existe des petits logiciels (LINUX/UNIX ont carrément une commande spécifique pour cela) qui scrutent et concatènent les tables des matières et créent un lien d’accès.
Autre possibilité, utiliser LibreOffice (OpenOffice convient également si vous voulez rester dans le logiciel libre) pour créer une table des matières « dynamique » avec liens.
Vous conservez la possibilité de recherche sans avoir à ouvrir chaque document…

Bonjour @coursenligne ,

Merci pour ces pistes.

Il existe des petits logiciels (LINUX/UNIX ont carrément une commande spécifique pour cela) qui scrutent et concatènent les tables des matières et créent un lien d’accès.

Cela pourrait s’imbriquer avec Dokiel ? Ou est-ce que cela agirait avec la sortie ? J’ai du mal à visualiser à quel moment exécuter ces logiciels pour que mon index prenne en compte l’ensemble des guide.

Autre possibilité, utiliser LibreOffice (OpenOffice convient également si vous voulez rester dans le logiciel libre) pour créer une table des matières « dynamique » avec liens.
Vous conservez la possibilité de recherche sans avoir à ouvrir chaque document…

Pour libreOffice ou openOffice, ça serait valable pour la version PDF du coup ?
Là encore, j’ai du mal à visualiser comment la recherche intégrée à la page d’accueil d’un site de ref pourrait aller piocher dans les liens présents. Ou alors combiner cela avec autre chose ?

Bonjour Corentin,

En effet actuellement il y a pas de publication PDF de la doc de ref. Il y a plusieurs raisons à cela :

  • La doc de ref est conçue pour permettre de pointer un même Thème ou Rubrique plusieurs fois dans la même documentation - En PDF ceci peut être résolu par des revois mais ce n’est pas fluide
  • La doc de ref peut être dynamique avec un questionnaire en entrée qui initialise alors un ensemble de conditions : La structure et le contenu sont alors pas identique pour deux lecteurs en fonction de l’état du questionnaire - Comment faire alors pour une publication PDF intégrée ?

Il me semble que ce que vous cherchez à avoir est une version PDF de chaque Rubrique de la doc (peut-être pas de façon systématique d’ailleurs). Pour moi vous avez deux solutions :

Utiliser Dokiel standard

  1. Produire vos PDF avec autant de racine de publications guide que de « chapitres »
    (Remarque : il est possible de publier directement une simple section directement depuis une racine de publication guide)
  2. Placer ces PDF sur votre serveur de diffusion dans un dossier dédié
  3. Faire référence à ces PDF dans votre contenu à l’aide d’items Document distant - nulle besoin de re-importer les PDF dans Dokiel comme ressources PDF.
    Il est possible de mettre les références vers les PDF dans des blocs conditionnés pour les inclure uniquement dans la doc de ref.

Adapter Dokiel

Il serait possible avec SCENARIbuilder de produire une dérivation de Dokiel automatisant la production de PDF de chaque Rubrique d’une Doc de ref.
Ce ne serait pas forcément très complexe à faire mais nécessite une bonne maîtrise de SCENARIbuilder et des source de Dokiel. Il y aurait alors l’inconvenant de devoir maintenir cette dérivation dans le temps. Reste à voir si le jeux en vaut la chandelle.

Tu as besoin de donner accès aux PDFs depuis le site de référence ?

Bonjour @sam ,

Merci pour ta réponse détaillée.

  • La doc de ref peut être dynamique avec un questionnaire en entrée qui initialise alors un ensemble de conditions : La structure et le contenu sont alors pas identique pour deux lecteurs en fonction de l’état du questionnaire - Comment faire alors pour une publication PDF intégrée ?

J’ai effectivement vu cela, même si dans notre cas nous utilisons les conditions au moment de la publication des guides ou du site de référence, mais pas en contextualisant avec un QCM (trop complexe dans notre cas). Mais je comprends la remarque pour l’explication.

Il me semble que ce que vous cherchez à avoir est une version PDF de chaque Rubrique de la doc

C’est exactement ça ! En fait, je suis parti de chaque document actuel, sous forme d’1 PDF, que j’ai décliné en une rubrique du site de référence. On a alors une rubrique = un guide (format actuel).

En fait, c’est un peu ce que j’ai commencé à essayer de faire (ça me rassure plus ou moins, car j’avais un autre espoir :sweat_smile: ).
Pour illustrer, j’ai effectivement un site avec sur la page d’accueil l’utilisation de la balise « Voir aussi » qui renvoie vers une section contenant les liens des pdf hébergés. Sur la gauche, on voit les rubriques qui sont relatives à un document à chaque fois :


Et quand on clique sur l’accès aux liens, on arrive sur :

On a bien 1 rubrique = 1 PDF

Maintenant, l’inconvénient de cette méthode est de devoir avoir un guide + publication de Guide au format PDF, et un site de référence.

Par ailleurs, dans notre cas, nous pouvons avoir plusieurs publications de guide distinctes pour un même guide (ajusté avec les conditions et variables), mais je n’ai pas trouvé de moyen de générer et déployer « en masse » plusieurs publications de guide. Est-ce faisable ? Car cela allègerait considérablement le processus plutôt que d’ouvrir chaque item .pub, lancer la génération, puis le déploiement (en devant en plus renseigner le mot de passe de déploy).

Pour la proposition ScenariBuilder, je pense que je ne vais pas me lancer là dedans :sweat_smile:

Bonjour @lalejand ,
Oui, en fait, nous sommes en train de sonder nos utilisateurs et les premiers retours font état d’environ 1 sur 2 qui imprime la documentation et ne se contente pas de la consulter en ligne (c’est pas terrible pour les démarches RSE, mais les vieilles habitudes ont la vie dure…).
Du coup, il faut que depuis le site de référence, ils puissent avoir accès au contenu web, mais aussi au PDF s’ils veulent imprimer la doc :frowning:

En complément, c’est aussi pour tout cela que j’avais rebondi sur le topic : Imprimer une page docile - #3 par kaorentin

Le fait de pouvoir lancer une impression « dynamique » au moment où l’utilisateur est sur une page aurait pu nous aider.

Les problèmes étant actuellement la mise en forme (le navigation n’imprime que la partie visible de l’écran, même s’il y a du contenu à faire défiler) et le fait qu’un document contient des rubriques et sous-rubriques).

Il n’est pas utile de poser un item Guide à chaque fois, un item « publication de Guide » peut publier directement une section :
image
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A partir de SC63 nous allons proposer une API Python qui permettra d’automatiser ce type de chose.

Ah je ne l’avais pas en tête cette fonctionnalité ! Je pensais qu’on était obligé d’utiliser un item Guide dans une publication de Guide !
Il faut que je creuse ça, ça permettrait d’avoir un item de moins. Puisqu’aujourd’hui je créé une section à l’image de mon item Guide pour pouvoir l’intégrer dans le site de référence.
Je pourrais donc n’avoir à faire que cette section, et l’intégrer d’un côté dans mon item site de référence, de l’autre dans l’item publication du Guide.
Je vais creuser ça merci !

ça, ça serait vraiment top ! :smiley: